手書き伝票はこの先どうなる？
企業の業務効率化について考えたとき、まず大切なのが「ムダを省く」ということです。何がムダなのかと言うと、例えば手書き伝票。伝票は基本的に手書きですが、そもそも手書きの書類はそのままデータ化できませんし、かならずしも正確だとは言えません。これは企業にもよりますが、手書きの伝票1枚あたりに1,000円もの間接コストがかかることすらあるそうです。
これを「ムダ」と言わずに何と言うべきか。
ある企業が業務効率化のために手書き伝票をなくすという試みを進めたことがありました。そのときのインタビューを一部抜粋します。
| ——手書きは精度が低いうえに手間がかかるから遅れが発生する。で、そのデータが正確である保障はない……。これじゃ業務効率化は難しいんですよね。 だから、弊社ではまず手書き伝票が多く発生している部署にパッケージソフトを入れて電子化を進めたわけです。データはパソコンで管理できますし、手書きによるミスも出ませんしね。だから効率が一気にアップしたんです。もちろん、手書きを完全になくすことはできませんけどね。 |
どれだけ手間をかけずに手書き伝票以上のものを作るか。これが重要になるわけです。
パッケージソフトの活用
上記のインタビューでもあるように、パッケージソフトの導入は有効な手です。グループウェアを入れて、ログインによって出勤の管理をすればタイムカードの必要もなくなります。
現実的なところで考えると、自社の管理会計などの実務にパッケージソフトを導入すれば、手書きの伝票は減り、効率は上がり、コストも削減できるのではないでしょうか。
もちろん、現時点では手書き伝票は必要なものです。しかし、この先、もしかしたら手書きの伝票そのものが必要なくなる日が来るかもしれません。